En nuestras relaciones sociales, la comunicación no siempre es directa y personal sino que a menudo, y cada vez con mayor frecuencia, utiliza medios como el teléfono o la correspondencia que nos permiten ponernos en contacto, en ocasiones casi de forma inmediata, con otras personas a pesar de la distancia. La ausencia del contacto visual no exime que este tipo de comunicación, particular o profesional, deba respetar unas pautas de buena educación.
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miércoles, 22 de septiembre de 2010
LA CORTESIA AL TELÉFONO
El teléfono se ha convertido desde hace años un compañero insustituible de nuestro trabajo y casi también de nuestra vida privada. C. todas las personas hacemos y recibimos al menos varias llamadas al día y, sin embargo, no siempre que recurrimos a este medio de comunicación cumplimos las normas básicas de cortesía con nuestro interlocutor.
El teléfono es un instrumento muy útil para entrar en contacto rápidamente con personas que se encuentran en lugares lejanos, lo que compensa con creces su supuesta frialdad. Sin embargo, el hecho de que no estén físicamente presentes las personas que se hablan no excusa la observancia de ciertas reglas de buena educación. Más bien es el contrario: las especiales características de la comunicación telefónica imponen notables condicionantes al comportamiento de sus usuarios.
El teléfono es un instrumento muy útil para entrar en contacto rápidamente con personas que se encuentran en lugares lejanos, lo que compensa con creces su supuesta frialdad. Sin embargo, el hecho de que no estén físicamente presentes las personas que se hablan no excusa la observancia de ciertas reglas de buena educación. Más bien es el contrario: las especiales características de la comunicación telefónica imponen notables condicionantes al comportamiento de sus usuarios.
DECÁLOGO DEL SABER ESTAR TELEFÓNICO
No abusar
La primera norma es la de no abusar del teléfono. Este aparato es un intruso en el hogar de quien recibe la llamada, quien puede tener que interrumpir alguna actividad importante para atenderla ya que el timbrazo insistente obliga a dar preferencia a descolgar el aparato abandonando cualquier otra ocupación. Por el mismo motivo, no es correcto prolongar en exceso la duración de la llamada, siendo siempre la persona que llama la que debe poner fin a la conversación. Igualmente será quien ha telefoneado el que, en caso de interrupción por alguna dificultad técnica, vuelva a intentar la conexión.
El horario
El horario de las llamadas telefónicas es un aspecto en el que hay que actuar con el máximo tacto. No se debe telefonear demasiado temprano por la mañana (y menos en jornadas festivas) ni muy tarde por la noche, recomendación que se seguirá con especial atención con niños pequeños o personas mayores, ya que las llamadas nocturnas suelen producir inquietud y ser asociadas a malas noticias o avisos urgentes. Tampoco es adecuado aprovechar las horas típicas de las comidas para llamar a otras personas, pues habrá muchas posibilidades de interrumpirlas en su almuerzo. Cuando se llame al extranjero, es preciso tener en cuenta las diferencias horarias y no alzar excesivamente la voz, salvo que en realidad el sonido sea defectuoso.
Identificarse enseguida
Quien llama a otra persona debe identificarse enseguida, aunque este hablando con alguien muy conocido. Nuestro interlocutor no esta obligado a ser un especialista en reconocimiento de voces. Es totalmente incorrecto forzarle a que averigüe quien le está llamando, lo que causará en la mayoría de los casos, como mínimo, una situación violenta
La voz
Es la protagonista en las comunicaciones telefónicas, y por ello, es preciso ciudad la claridad y la entonación que utilicemos, procurando darle toda la viveza posible para sustituir la ausencia corporal. Por supuesto, no se debe comer, beber ni hacer ruidos mientras se está hablando por teléfono.
Si se equivoca de número
Pida excusas y no cuelgue sin decir nada. Y para no molestar dos veces a la misma persona, compruebe que el fallo no esté en el número que tiene anotado. Si se recibe una llamada equivocada, sea comprensivo y amable, y piense que otras veces el lapsus lo tendrá usted
Disputas por teléfono
El teléfono no se utilizara como un refugio para tratar temas importantes o incómodos, escudados en la ausencia física que implica. Las disputas por teléfono causan aun peor efecto que si tienen lugar en conversaciones personales. Evítelas siempre que le sea posible y, desde luego, no se deje dominar por le mal humor, hasta el punto de colgar el teléfono airadamente dejando a su interlocutor con la palabra en l boca; éste es uno de los signos más graves de ofensa.
En casa ajena
Si se encuentra de visita en otro domicilio, no debería recibir ninguna llamada. Si está pendiente de alguna muy importante, y ha facilitado ese número de teléfono para estar localizable, explíquelo así a sus anfitriones cuando llegue a su casa. Y cuando se ponga al teléfono porque realmente le llamen, sea muy breve.
Si tenemos que hacer una llamada en casa ajena, conviene emplear el menor tiempo posible y dar las gracias por la utilización del teléfono. El tono de la conversación será prudente y el de la voz intermedio, ni tan alto como para que se entere todo el mundo, ni tan bajo que parezca que estamos hablando de cuestiones secretas. El anfitrión, si dispone de más de una terminal de teléfono en su casa, ofrecerá para esta llamada la que esté situada en una habitación donde quien habla pueda hacerlo a solas y con tranquilidad.
Teléfonos públicos
La moderación en volumen de voz y gestos debe extremarse cuando se efectúan llamadas desde un teléfono público. Si hay otras personas esperando turno para el mismo aparato, no se prolongará en exceso la conversación. En el caso de que sea usted quien aguarde a que otro acabe de hablar, sea paciente, no haga gestos de premura y mantenga una cierta distancia respecto a quien esté hablando.
En la oficina
La comunicación telefónica es un ingrediente fundamental en la imagen de cualquier empresa. Tanto jefes como empleados han de saber que cuando utilizan este medio de comunicación están transmitiendo a sus interlocutores mucha información sobe el estilo y la forma de actuar de la compañía.
Las llamadas particulares a lugares de trabajo deben restringirse a aquellos casos en que resulten claramente necesarias y su duración se controlará mucho. Hay que considerar que la persona que atiende nuestra llamada puede estar ocupada, nerviosa, apurada o no en el mejor ánimo para escuchar lo que queremos decirle.
Si alguien recibe una llamada estando usted en su despacho, haga un gesto y pregúntele en voz baja si quiere que salga para que él pueda hablar más libremente. Si es usted quien ha recibido la llamada, haga saber al visitante que puede quedarse. En casos (muy excepcionales) en que sea estrictamente necesario estar solo para hablar, pida disculpas y continúe la conversación en otra parte, solicite que le llamen más tarde, o simplemente anote el número de teléfono para devolver la llamada cuando acabe la entrevista.
No es para mi
Tanto en el trabajo como en casa, si coge el teléfono y la llamada no es para usted no llame a la otra persona a gritos, al dejarlo en espera, no golpee al aparato, apóyelo con suavidad. Y no haga ningún comentario indiscreto mientras el teléfono este descolgado, pues podrían oírle, provocando una desagradable situación.
La primera norma es la de no abusar del teléfono. Este aparato es un intruso en el hogar de quien recibe la llamada, quien puede tener que interrumpir alguna actividad importante para atenderla ya que el timbrazo insistente obliga a dar preferencia a descolgar el aparato abandonando cualquier otra ocupación. Por el mismo motivo, no es correcto prolongar en exceso la duración de la llamada, siendo siempre la persona que llama la que debe poner fin a la conversación. Igualmente será quien ha telefoneado el que, en caso de interrupción por alguna dificultad técnica, vuelva a intentar la conexión.
El horario
El horario de las llamadas telefónicas es un aspecto en el que hay que actuar con el máximo tacto. No se debe telefonear demasiado temprano por la mañana (y menos en jornadas festivas) ni muy tarde por la noche, recomendación que se seguirá con especial atención con niños pequeños o personas mayores, ya que las llamadas nocturnas suelen producir inquietud y ser asociadas a malas noticias o avisos urgentes. Tampoco es adecuado aprovechar las horas típicas de las comidas para llamar a otras personas, pues habrá muchas posibilidades de interrumpirlas en su almuerzo. Cuando se llame al extranjero, es preciso tener en cuenta las diferencias horarias y no alzar excesivamente la voz, salvo que en realidad el sonido sea defectuoso.
Identificarse enseguida
Quien llama a otra persona debe identificarse enseguida, aunque este hablando con alguien muy conocido. Nuestro interlocutor no esta obligado a ser un especialista en reconocimiento de voces. Es totalmente incorrecto forzarle a que averigüe quien le está llamando, lo que causará en la mayoría de los casos, como mínimo, una situación violenta
La voz
Es la protagonista en las comunicaciones telefónicas, y por ello, es preciso ciudad la claridad y la entonación que utilicemos, procurando darle toda la viveza posible para sustituir la ausencia corporal. Por supuesto, no se debe comer, beber ni hacer ruidos mientras se está hablando por teléfono.
Si se equivoca de número
Pida excusas y no cuelgue sin decir nada. Y para no molestar dos veces a la misma persona, compruebe que el fallo no esté en el número que tiene anotado. Si se recibe una llamada equivocada, sea comprensivo y amable, y piense que otras veces el lapsus lo tendrá usted
Disputas por teléfono
El teléfono no se utilizara como un refugio para tratar temas importantes o incómodos, escudados en la ausencia física que implica. Las disputas por teléfono causan aun peor efecto que si tienen lugar en conversaciones personales. Evítelas siempre que le sea posible y, desde luego, no se deje dominar por le mal humor, hasta el punto de colgar el teléfono airadamente dejando a su interlocutor con la palabra en l boca; éste es uno de los signos más graves de ofensa.
En casa ajena
Si se encuentra de visita en otro domicilio, no debería recibir ninguna llamada. Si está pendiente de alguna muy importante, y ha facilitado ese número de teléfono para estar localizable, explíquelo así a sus anfitriones cuando llegue a su casa. Y cuando se ponga al teléfono porque realmente le llamen, sea muy breve.
Si tenemos que hacer una llamada en casa ajena, conviene emplear el menor tiempo posible y dar las gracias por la utilización del teléfono. El tono de la conversación será prudente y el de la voz intermedio, ni tan alto como para que se entere todo el mundo, ni tan bajo que parezca que estamos hablando de cuestiones secretas. El anfitrión, si dispone de más de una terminal de teléfono en su casa, ofrecerá para esta llamada la que esté situada en una habitación donde quien habla pueda hacerlo a solas y con tranquilidad.
Teléfonos públicos
La moderación en volumen de voz y gestos debe extremarse cuando se efectúan llamadas desde un teléfono público. Si hay otras personas esperando turno para el mismo aparato, no se prolongará en exceso la conversación. En el caso de que sea usted quien aguarde a que otro acabe de hablar, sea paciente, no haga gestos de premura y mantenga una cierta distancia respecto a quien esté hablando.
En la oficina
La comunicación telefónica es un ingrediente fundamental en la imagen de cualquier empresa. Tanto jefes como empleados han de saber que cuando utilizan este medio de comunicación están transmitiendo a sus interlocutores mucha información sobe el estilo y la forma de actuar de la compañía.
Las llamadas particulares a lugares de trabajo deben restringirse a aquellos casos en que resulten claramente necesarias y su duración se controlará mucho. Hay que considerar que la persona que atiende nuestra llamada puede estar ocupada, nerviosa, apurada o no en el mejor ánimo para escuchar lo que queremos decirle.
Si alguien recibe una llamada estando usted en su despacho, haga un gesto y pregúntele en voz baja si quiere que salga para que él pueda hablar más libremente. Si es usted quien ha recibido la llamada, haga saber al visitante que puede quedarse. En casos (muy excepcionales) en que sea estrictamente necesario estar solo para hablar, pida disculpas y continúe la conversación en otra parte, solicite que le llamen más tarde, o simplemente anote el número de teléfono para devolver la llamada cuando acabe la entrevista.
No es para mi
Tanto en el trabajo como en casa, si coge el teléfono y la llamada no es para usted no llame a la otra persona a gritos, al dejarlo en espera, no golpee al aparato, apóyelo con suavidad. Y no haga ningún comentario indiscreto mientras el teléfono este descolgado, pues podrían oírle, provocando una desagradable situación.
CONTESTADORES Y MÓVILES
Los contestadores automáticos, y buzones de voz cada día con mayor difusión, son útiles para no perder avisos cuando estamos ausentes, como filtro de llamadas o como un freno si necesitamos concentración en una actividad que no admita interrupciones. Es importante que el mensaje que dejemos grabado sea claro y nos identifique: indicaremos nuestro nombre y número de teléfono, precisando además el día y la hora de la llamada. Los mensajes deben ser devueltos a la mayor brevedad posible.
Los móviles permanecerán apagados en lugares donde su sonido pueda causar molestias, desde la sala de espera de una consulta médica a un concierto. Recuerde que están prohibidos a bordo de aviones pues pueden crear problemas de interferencias y afectar a la seguridad del vuelo.
Quien llama a un móvil, nada más identificarse, preguntará si el momento es oportuno para proseguir la conversación, ya que daba las características de estos aparatos, las llamadas pueden llegar en el momento y lugar más inesperados. La conversación se reducirá a lo imprescindible, salvo que el comunicante exprese el deseo contrario. Los teléfonos móviles suelen tener incorporado un servicio de mensajes: utilícelo como un contestador automático.
Los móviles permanecerán apagados en lugares donde su sonido pueda causar molestias, desde la sala de espera de una consulta médica a un concierto. Recuerde que están prohibidos a bordo de aviones pues pueden crear problemas de interferencias y afectar a la seguridad del vuelo.
Quien llama a un móvil, nada más identificarse, preguntará si el momento es oportuno para proseguir la conversación, ya que daba las características de estos aparatos, las llamadas pueden llegar en el momento y lugar más inesperados. La conversación se reducirá a lo imprescindible, salvo que el comunicante exprese el deseo contrario. Los teléfonos móviles suelen tener incorporado un servicio de mensajes: utilícelo como un contestador automático.
CORRESPONDENCIA PERSONAL
A diferencia de la expresión oral, que exige espontaneidad y agudeza, la comunicación escrita permite realizar en el documento cuantas revisiones y modificaciones estimemos necesarias.
La supuesta frialdad de las cartas, fórmula de transmisión de mensajes que consiste en un autentico monólogo, se compensa con la comodidad que supone poder redactar el texto y repasarlo cuantas veces queramos hasta que hallemos la redacción más satisfactoria.
Aunque le genero epistolar es una verdadera categoría literaria, que cultivaron con brillantez grandes autores, la supervivencia de la carta como medio de comunicación, al menos en el ámbito personal, esta amenazada. Su declive se produce en paralelo al aumento desenfrenado de la correspondencia comercial, con esas cantidades de ofertas, catálogos y folletos diversos que inundan nuestros buzones.
Son tan pocas las personas que hoy en día se siguen carteando con regularidad, que el hecho de recibir una carta de un amigo se ha convertido en un motivo de alegría y casi de sorpresa. El destinatario dela misiva agradecerá especialmente la deferencia y el detalle que suponen, por parte del remitente, el haberle dedicado una parte de su tiempo, y además en una actividad, la de escribir, que ya empieza a ser considerada casi como un esfuerzo intelectual.
La supuesta frialdad de las cartas, fórmula de transmisión de mensajes que consiste en un autentico monólogo, se compensa con la comodidad que supone poder redactar el texto y repasarlo cuantas veces queramos hasta que hallemos la redacción más satisfactoria.
Aunque le genero epistolar es una verdadera categoría literaria, que cultivaron con brillantez grandes autores, la supervivencia de la carta como medio de comunicación, al menos en el ámbito personal, esta amenazada. Su declive se produce en paralelo al aumento desenfrenado de la correspondencia comercial, con esas cantidades de ofertas, catálogos y folletos diversos que inundan nuestros buzones.
Son tan pocas las personas que hoy en día se siguen carteando con regularidad, que el hecho de recibir una carta de un amigo se ha convertido en un motivo de alegría y casi de sorpresa. El destinatario dela misiva agradecerá especialmente la deferencia y el detalle que suponen, por parte del remitente, el haberle dedicado una parte de su tiempo, y además en una actividad, la de escribir, que ya empieza a ser considerada casi como un esfuerzo intelectual.
GUIA PARA ESCRIBIR CARTAS CON CORECCIÓN
Las reglas básicas son sencillas y pueden resumirse en sólo dos o tres ideas: escritura legible, claridad de contenido y aspecto armónico del documento.
Escritura legible
Tener una letra propia y con carácter es un importante signo de identidad y puede incluso ser un motivo de orgullo, aunque con un límite lógico: la necesidad de que aquello que escribimos sea entendido por los demás; es decir, hay que evitar las caligrafías indescifrables.
¿Manuscrita o con ordenador?
En cuanto se refiere a la plasmación material de la escritura sobre papel, el tiempo ha cambiado mucho los usos. Si antes se consideraba inadmisible escribir cartas personales a máquina, sistema que se dejaba para correspondencia comercial, hoy en día los criterios son más flexibles. De hecho si nuestra caligrafía es poco inteligible, es una deferencia utilizar la máquina o el ordenador para una carta, aunque si se trata de un texto muy personal conviene advertir la razón por la que no se ha escrito a mano.
Hace unos años también se decía que una carta personal necesariamente había de ser escrita con una pluma estilográfica. Hoy sólo lo ven así los puristas, pero, eso si, utilice un rotulador fino o un bolígrafo de cierta calidad (que no produzca manchas). Escribir a mano el encabezamiento (“Mi querido amigo”) y la despedida (“Un afectuoso abrazo”) es un recurso para dar un toque más personal a un texto escrito a máquina u ordenador.
Aunque el texto que envíe sea el mismo para varias personas no mande nunca fotocopias ni copias obtenidas con papel carbón.
Claridad de contenido
Lo más importante es la sencillez y la fácil comprensión del mensaje, de manera que el documento no haga dudar al destinatario sobre su significado.
Tampoco hay que preocuparse excesivamente por la brillantez de la prosa, aunque si conviene cuidar la expresividad y la naturalidad. Siempre que haya tiempo, es aconsejable dejar “reposar” uno o dos días el texto, pues es fácil releer la cata antes de enviarla se nos ocurrirán más cosas o alguna fórmula mejor para expresar lo que queremos decir.
Por supuesto, hay que vigilar la ortografía y la corrección gramatical, cuyas faltas son de pésimo gusto, ya que denotan una cultura deficiente. Si hay dudas, lo mejor es consultar el diccionario.
Es también recomendable que las cartas no contengan críticas a terceros y, en cualquier caso, que enfriemos las ideas antes que vayamos a plasmar en el papel, pues las palabras escritas permanecen y adquieren cierta solemnidad aunque se envíen entre personas de confianza.
Aspecto armónico del documento
Papel
Merece la pena disponer de un papel timbrado. El texto que se graba, mejor si es con un suave relieve y en tamaño pequeño o medio (nunca grande), deberá estar formado por el nombre y los apellidos, o al menos el primero de ellos, e ir situado en el ángulo superior izquierdo del papel. Si se incluye algún cargo o título, este constará debajo.
El papel tendrá cierta calidad y grosor, de modo que no transparente si se escribe por las dos caras. El color más clásico es el blanco, aunque también se admiten tonalidades suaves de marfil o gris claro. En cualquier caso, se considera cursis los papeles con estampados, colores, pautas o perfumes, aunque se aceptan como permisibles algunos de estos modelos para cartas entre niños y adolescentes.
Los tamaños habituales de papel son el de cuartilla, que puede utilizarse en ambos sentidos (vertical y horizontal), y la holandesa, que corresponde a una medida algo menor que a de un folio. Los formatos de papel más comunes están estandarizados y sus medidas son las siguientes:
- Cuartilla: 15 por 22 centímetros
- Folio: 22 por 32 centímetros, pero ha sido sustituido por el A4 de 21 por 29,7 centímetros
- Holandesa: 21.5 por 27,5 centímetros
En principio, es preferible escribir solo por una cara dejando en blanco la parte posterior del papel. Las dos caras se emplean únicamente en cartas personales escritas a mano. Si se necesita más de una hoja, estas irán ordenadas con un número que se pone en la esquina superior derecha o en el borde inferior; la numeración no constará en la primera pero en la segunda llevará ya el “2”.
Distribución del texto
En principio los márgenes deben ser más generosos en la parte superior que en la inferior y en el lado izquierdo que en el derecho.
La parte superior derecha se reserva para la data del documento: el lugar, el origen, el día escrito en números, el mes en letras, y el año también en números, por este orden y con una coma tras el lugar. Recordar que los años no llevan puntos de miles. Unas líneas más abajo, y contra el lado izquierdo, se escribe el nombre del destinatario, precediendo a su tratamiento (como mínimo “Sr. D.”). A menudo se incluye debajo su dirección, aunque no es del todo necesario (ya está en el sobre).
La primera palabra de cada párrafo suele ir sangrada, es decir, con unos espacios avanzados en relación a las siguientes líneas. También se puede dar una mayor separación entre un párrafo y otro.
Encabezamiento
Existen muchas formulas, que varían en función de la confianza que medie entre el remitente y el destinatario. En castellano esta expresión, que es al mismo tiempo presentación y saludo, debe ir seguida de dos puntos; la práctica de rematarla con una coma procede de otros idiomas. Entre los encabezamientos habituales, y de menor a mayor confianza, se pueden citar los siguientes:
- Muy señor mío:
- Distinguido señor:
- Estimado señor:
- Distinguido amigo:
- Estimado amigo:
- Querido amigo:
- Querido Luis:
Aunque hace algunos años se utilizaba el tratamiento de “señorita” con mujeres jóvenes y solteras, hoy ha caído en franco desuso, en parte por una homologación de los términos que se empleaban para los hombres, y en parte porque el tratamiento no viene dado tanto por el estado civil de la persona como por sus titulaciones académicas, cargos, etc.
Si la carta va destinada a una personalidad, el encabezamiento llevará el correspondiente tratamiento que incluirá la mención al titulo nobiliario cuando este exista.
Despedida y firma
Al finalizar el texto, y antes de firmarlo, se escribe una frase de despedida, que terminará con una coma o sin nada, pero nunca con un punto. Su tono guardará coherencia con el encabezamiento, de manera que no enviaremos “Un fuerte y afectuoso abrazo” a quien hemos saludado como “Distinguido Sr.”. Despedidas habituales, ordenadas de menor a mayor confianza, son las siguientes:
- Le saluda atentamente,
- Muy cordialmente,
- Con un cordial saludo,
- Afectuosamente,
- Un abrazo,
- Un fuerte abrazo,
Si la carta se dirige a un familiar, un amigo íntimo o una persona con la que se mantenga una estrecha relación, es suficiente firmar solo con el nombre de pila, pero en todos los demás casos se añadirá por lo menos un apellido. Cuando el texto se ha escrito en un papel timbrado, no se pondrá más apellidos en l a firma que los que aparezcan arriba.
La firma será siempre manuscrita, aunque la carta se haya escrito a máquina. En este caso y sobre todo cuando la firma es especialmente ilegible, puede escribirse también a máquina el nombre y los apellidos debajo de la rúbrica. Las mujeres casas algunas veces firman haciendo constar detrás de su nombre y apellido el del marido, precedido de la preposición “de” (esto en desuso).
A continuación de la firma solo cabe añadir una posdata, precedida de las iniciales “P.D.” y dos puntos. Por definición, debe ser un texto muy breve; si recordamos y queremos incluir muchas cosas, debe rehacerse la carta.
Sobres
Los sobres han de ser del mismo papel que utilicemos en las hojas, siendo de mejor calidad los forrados. Los “de ventanilla” sólo son admisibles en la correspondencia comercial, al igual que las etiquetas adhesivas para la dirección.
El nombre y la dirección del destinatario se centran en la parte delantera del sobre, dejando caer el texto hacia abajo y hacía la derecha. El nombre va precedido del tratamiento que corresponda: “Sr. D.”, “Sra. Dña.”, “Excmo. Sr. D.”, etc.
El sello se coloca ordenadamente en la esquina superior derecha. En la solapa trasera constarán los datos del remitente, en principio sin tratamientos.
Los sobres también tienen sus tamaños estandarizados, entre los que se ha impuesto el denominado “americano” (22x11 cm), aunque el más elegante y clásico sea el “cuadrado” (17,5 x 12 cm). Para introducir la carta en el primer tipo, se dobla sobre si misma en tres veces y con el texto hacia el interior. En los sobres cuadrados, se doblará la hoja en cuatro, también con el texto hacia el interior, y se introduce con el doblez hacia la parte interior del sobre (de forma que si al abrirla se rasga, lo haga por sus bordes, nunca por el centro del texto)
Escritura legible
Tener una letra propia y con carácter es un importante signo de identidad y puede incluso ser un motivo de orgullo, aunque con un límite lógico: la necesidad de que aquello que escribimos sea entendido por los demás; es decir, hay que evitar las caligrafías indescifrables.
¿Manuscrita o con ordenador?
En cuanto se refiere a la plasmación material de la escritura sobre papel, el tiempo ha cambiado mucho los usos. Si antes se consideraba inadmisible escribir cartas personales a máquina, sistema que se dejaba para correspondencia comercial, hoy en día los criterios son más flexibles. De hecho si nuestra caligrafía es poco inteligible, es una deferencia utilizar la máquina o el ordenador para una carta, aunque si se trata de un texto muy personal conviene advertir la razón por la que no se ha escrito a mano.
Hace unos años también se decía que una carta personal necesariamente había de ser escrita con una pluma estilográfica. Hoy sólo lo ven así los puristas, pero, eso si, utilice un rotulador fino o un bolígrafo de cierta calidad (que no produzca manchas). Escribir a mano el encabezamiento (“Mi querido amigo”) y la despedida (“Un afectuoso abrazo”) es un recurso para dar un toque más personal a un texto escrito a máquina u ordenador.
Aunque el texto que envíe sea el mismo para varias personas no mande nunca fotocopias ni copias obtenidas con papel carbón.
Claridad de contenido
Lo más importante es la sencillez y la fácil comprensión del mensaje, de manera que el documento no haga dudar al destinatario sobre su significado.
Tampoco hay que preocuparse excesivamente por la brillantez de la prosa, aunque si conviene cuidar la expresividad y la naturalidad. Siempre que haya tiempo, es aconsejable dejar “reposar” uno o dos días el texto, pues es fácil releer la cata antes de enviarla se nos ocurrirán más cosas o alguna fórmula mejor para expresar lo que queremos decir.
Por supuesto, hay que vigilar la ortografía y la corrección gramatical, cuyas faltas son de pésimo gusto, ya que denotan una cultura deficiente. Si hay dudas, lo mejor es consultar el diccionario.
Es también recomendable que las cartas no contengan críticas a terceros y, en cualquier caso, que enfriemos las ideas antes que vayamos a plasmar en el papel, pues las palabras escritas permanecen y adquieren cierta solemnidad aunque se envíen entre personas de confianza.
Aspecto armónico del documento
Papel
Merece la pena disponer de un papel timbrado. El texto que se graba, mejor si es con un suave relieve y en tamaño pequeño o medio (nunca grande), deberá estar formado por el nombre y los apellidos, o al menos el primero de ellos, e ir situado en el ángulo superior izquierdo del papel. Si se incluye algún cargo o título, este constará debajo.
El papel tendrá cierta calidad y grosor, de modo que no transparente si se escribe por las dos caras. El color más clásico es el blanco, aunque también se admiten tonalidades suaves de marfil o gris claro. En cualquier caso, se considera cursis los papeles con estampados, colores, pautas o perfumes, aunque se aceptan como permisibles algunos de estos modelos para cartas entre niños y adolescentes.
Los tamaños habituales de papel son el de cuartilla, que puede utilizarse en ambos sentidos (vertical y horizontal), y la holandesa, que corresponde a una medida algo menor que a de un folio. Los formatos de papel más comunes están estandarizados y sus medidas son las siguientes:
- Cuartilla: 15 por 22 centímetros
- Folio: 22 por 32 centímetros, pero ha sido sustituido por el A4 de 21 por 29,7 centímetros
- Holandesa: 21.5 por 27,5 centímetros
En principio, es preferible escribir solo por una cara dejando en blanco la parte posterior del papel. Las dos caras se emplean únicamente en cartas personales escritas a mano. Si se necesita más de una hoja, estas irán ordenadas con un número que se pone en la esquina superior derecha o en el borde inferior; la numeración no constará en la primera pero en la segunda llevará ya el “2”.
Distribución del texto
En principio los márgenes deben ser más generosos en la parte superior que en la inferior y en el lado izquierdo que en el derecho.
La parte superior derecha se reserva para la data del documento: el lugar, el origen, el día escrito en números, el mes en letras, y el año también en números, por este orden y con una coma tras el lugar. Recordar que los años no llevan puntos de miles. Unas líneas más abajo, y contra el lado izquierdo, se escribe el nombre del destinatario, precediendo a su tratamiento (como mínimo “Sr. D.”). A menudo se incluye debajo su dirección, aunque no es del todo necesario (ya está en el sobre).
La primera palabra de cada párrafo suele ir sangrada, es decir, con unos espacios avanzados en relación a las siguientes líneas. También se puede dar una mayor separación entre un párrafo y otro.
Encabezamiento
Existen muchas formulas, que varían en función de la confianza que medie entre el remitente y el destinatario. En castellano esta expresión, que es al mismo tiempo presentación y saludo, debe ir seguida de dos puntos; la práctica de rematarla con una coma procede de otros idiomas. Entre los encabezamientos habituales, y de menor a mayor confianza, se pueden citar los siguientes:
- Muy señor mío:
- Distinguido señor:
- Estimado señor:
- Distinguido amigo:
- Estimado amigo:
- Querido amigo:
- Querido Luis:
Aunque hace algunos años se utilizaba el tratamiento de “señorita” con mujeres jóvenes y solteras, hoy ha caído en franco desuso, en parte por una homologación de los términos que se empleaban para los hombres, y en parte porque el tratamiento no viene dado tanto por el estado civil de la persona como por sus titulaciones académicas, cargos, etc.
Si la carta va destinada a una personalidad, el encabezamiento llevará el correspondiente tratamiento que incluirá la mención al titulo nobiliario cuando este exista.
Despedida y firma
Al finalizar el texto, y antes de firmarlo, se escribe una frase de despedida, que terminará con una coma o sin nada, pero nunca con un punto. Su tono guardará coherencia con el encabezamiento, de manera que no enviaremos “Un fuerte y afectuoso abrazo” a quien hemos saludado como “Distinguido Sr.”. Despedidas habituales, ordenadas de menor a mayor confianza, son las siguientes:
- Le saluda atentamente,
- Muy cordialmente,
- Con un cordial saludo,
- Afectuosamente,
- Un abrazo,
- Un fuerte abrazo,
Si la carta se dirige a un familiar, un amigo íntimo o una persona con la que se mantenga una estrecha relación, es suficiente firmar solo con el nombre de pila, pero en todos los demás casos se añadirá por lo menos un apellido. Cuando el texto se ha escrito en un papel timbrado, no se pondrá más apellidos en l a firma que los que aparezcan arriba.
La firma será siempre manuscrita, aunque la carta se haya escrito a máquina. En este caso y sobre todo cuando la firma es especialmente ilegible, puede escribirse también a máquina el nombre y los apellidos debajo de la rúbrica. Las mujeres casas algunas veces firman haciendo constar detrás de su nombre y apellido el del marido, precedido de la preposición “de” (esto en desuso).
A continuación de la firma solo cabe añadir una posdata, precedida de las iniciales “P.D.” y dos puntos. Por definición, debe ser un texto muy breve; si recordamos y queremos incluir muchas cosas, debe rehacerse la carta.
Sobres
Los sobres han de ser del mismo papel que utilicemos en las hojas, siendo de mejor calidad los forrados. Los “de ventanilla” sólo son admisibles en la correspondencia comercial, al igual que las etiquetas adhesivas para la dirección.
El nombre y la dirección del destinatario se centran en la parte delantera del sobre, dejando caer el texto hacia abajo y hacía la derecha. El nombre va precedido del tratamiento que corresponda: “Sr. D.”, “Sra. Dña.”, “Excmo. Sr. D.”, etc.
El sello se coloca ordenadamente en la esquina superior derecha. En la solapa trasera constarán los datos del remitente, en principio sin tratamientos.
Los sobres también tienen sus tamaños estandarizados, entre los que se ha impuesto el denominado “americano” (22x11 cm), aunque el más elegante y clásico sea el “cuadrado” (17,5 x 12 cm). Para introducir la carta en el primer tipo, se dobla sobre si misma en tres veces y con el texto hacia el interior. En los sobres cuadrados, se doblará la hoja en cuatro, también con el texto hacia el interior, y se introduce con el doblez hacia la parte interior del sobre (de forma que si al abrirla se rasga, lo haga por sus bordes, nunca por el centro del texto)
TARJETAS Y TARJETONES
Además de las cartas clásicas, existen otras formas de comunicación escrita, particularmente útiles en algunas situaciones, como son: saludas, tarjetones, tarjetas postales, telegramas y tarjetas postales.
Las saludas
Las saludas son pequeñas cuartillas (en torno a 15 x 21 cm) que llevan impresos el nombre y el cargo del remitente y que, tras la expresión “Saluda”, en un tamaño destacado, en lugar centrado y a menudo en un tipo de letra diferente, dejan un espacio en blanco para escribir unas líneas que suelen ir a máquina ya que los saludas sólo se utilizan para comunicaciones de protocolo oficial.
Los tarjetones
Los tarjetones están desplazando a los saludas, pues son más prácticos y personales. Son unas tarjetas de cartulina de dimensiones intermedias (17 por 11,5 o 12 cm) que habitualmente llevan el nombre impreso en el extremo superior izquierdo. Se emplean cada vez con mayor frecuencia para textos breves y manuscritos.
Las tarjetas postales
Nacieron en l última época del siglo XIX, basadas en fotografías y como recuerdos de viajes, que siguen siendo el motivo principal de su envío. Estas tarjetas dirigidas siempre a familiares, amigos y personas con la que nos une una relación muy estrecha, deben llevar un breve texto de recuerdo que se escribe sin encabezamientos. Aunque la razón de remitirlas es obvia, se procurara que el texto, nunca confidencial, no sea una fórmula manida que suene a compromiso. Si por alguna circunstancia, lo escrito va más allá del simple saludo o recuerdo, la tarjeta se enviará dentro de un sobre.
Los telegramas
Son un recurso sólo para casos muy determinados, considerados de urgencia, como pueden ser pésames, felicitaciones tardías, excusas por inasistencia a un acto, anulación de última hora de un compromiso, etc. El texto debe ser muy breve, y se redactará de manera que sea comprensible prescindiendo de algunos verbos y preposiciones. Al final levarán nuestro nombre completo, con apellidos, para evitar confusiones en la identificación.
Los telegramas están perdiendo terreno frente al fax, ya que este sistema resulta aun más rápido y permite la transmisión de gráficos y otras imágenes. El fax, abreviatura de telefax, no se emplea para correo personal o textos importantes y, cuando se hace así por alguna razón, será como adelanto del original que se enviará después por correo.
Los textos enviados por fax irán precedidos de una hoja llamada carátula, para la que conviene tener hojas impresas con nuestros datos, incluyendo número de fax y de teléfono y el anagrama de la empresa. En el centro de esa hoja se escribirán los datos del destinatario con: nombre y apellidos, empresa o lugar de trabajo y su número de fax. Se hará constar asimismo el número total de hojas de que conste el mensaje, seguido de la expresión “incluida esta”, en referencia a la propia caratula.
Las tarjetas personales
Las tarjetas personales tienen su origen en la costumbre, tan extendida en el siglo XIX, de realizar visitas de cumplido a domicilios de personas conocidas. Cuando aquellos a quienes se visitaba no se encontraban en ese momento en la casa, se dejaba la tarjeta para demostrar la voluntad de la visita y al mismo tiempo se consideraba cumplida ésta.
Hoy en día, la tarjeta es sobre todo una fórmula de presentación y un medio para dejar constancia escrita de nuestros datos personales. Aunque hay muchos diseños, los más elegantes son los sencillos, en color blanco y con impresión de tamaño discreto. Los caracteres suelen ser de una caligrafía clásica o muy simple.
Existen distintos tipos de tarjeta:
- La tarjeta estrictamente personal, sólo llevará el nombre y los apellidos en principio impresos en el centro. Se utiliza, por ejemplo, para enviar junto con un regalo. Otro modelo de tarjeta personal es el que ya incluye nuestra dirección particular y teléfono.
- La tarjeta familiar es la que emplean las personas casadas, haciendo constar el nombre de los dos cónyuges.
- La tarjeta profesional, que por lo general responderá al diseño que establece la empresa para todos sus empleados, incluirá bajo el nombre de la persona el cargo que desempeña. Los datos de dirección y teléfono, etc., serán, como es obvio, los de la compañía.
Cuando se recibe una tarjeta de presentación debe responderse entregando la propia, a no ser que se caraca de ella, situación que es conveniente hacer notar al tiempo que se piden disculpas.
Las saludas
Las saludas son pequeñas cuartillas (en torno a 15 x 21 cm) que llevan impresos el nombre y el cargo del remitente y que, tras la expresión “Saluda”, en un tamaño destacado, en lugar centrado y a menudo en un tipo de letra diferente, dejan un espacio en blanco para escribir unas líneas que suelen ir a máquina ya que los saludas sólo se utilizan para comunicaciones de protocolo oficial.
Los tarjetones
Los tarjetones están desplazando a los saludas, pues son más prácticos y personales. Son unas tarjetas de cartulina de dimensiones intermedias (17 por 11,5 o 12 cm) que habitualmente llevan el nombre impreso en el extremo superior izquierdo. Se emplean cada vez con mayor frecuencia para textos breves y manuscritos.
Las tarjetas postales
Nacieron en l última época del siglo XIX, basadas en fotografías y como recuerdos de viajes, que siguen siendo el motivo principal de su envío. Estas tarjetas dirigidas siempre a familiares, amigos y personas con la que nos une una relación muy estrecha, deben llevar un breve texto de recuerdo que se escribe sin encabezamientos. Aunque la razón de remitirlas es obvia, se procurara que el texto, nunca confidencial, no sea una fórmula manida que suene a compromiso. Si por alguna circunstancia, lo escrito va más allá del simple saludo o recuerdo, la tarjeta se enviará dentro de un sobre.
Los telegramas
Son un recurso sólo para casos muy determinados, considerados de urgencia, como pueden ser pésames, felicitaciones tardías, excusas por inasistencia a un acto, anulación de última hora de un compromiso, etc. El texto debe ser muy breve, y se redactará de manera que sea comprensible prescindiendo de algunos verbos y preposiciones. Al final levarán nuestro nombre completo, con apellidos, para evitar confusiones en la identificación.
Los telegramas están perdiendo terreno frente al fax, ya que este sistema resulta aun más rápido y permite la transmisión de gráficos y otras imágenes. El fax, abreviatura de telefax, no se emplea para correo personal o textos importantes y, cuando se hace así por alguna razón, será como adelanto del original que se enviará después por correo.
Los textos enviados por fax irán precedidos de una hoja llamada carátula, para la que conviene tener hojas impresas con nuestros datos, incluyendo número de fax y de teléfono y el anagrama de la empresa. En el centro de esa hoja se escribirán los datos del destinatario con: nombre y apellidos, empresa o lugar de trabajo y su número de fax. Se hará constar asimismo el número total de hojas de que conste el mensaje, seguido de la expresión “incluida esta”, en referencia a la propia caratula.
Las tarjetas personales
Las tarjetas personales tienen su origen en la costumbre, tan extendida en el siglo XIX, de realizar visitas de cumplido a domicilios de personas conocidas. Cuando aquellos a quienes se visitaba no se encontraban en ese momento en la casa, se dejaba la tarjeta para demostrar la voluntad de la visita y al mismo tiempo se consideraba cumplida ésta.
Hoy en día, la tarjeta es sobre todo una fórmula de presentación y un medio para dejar constancia escrita de nuestros datos personales. Aunque hay muchos diseños, los más elegantes son los sencillos, en color blanco y con impresión de tamaño discreto. Los caracteres suelen ser de una caligrafía clásica o muy simple.
Existen distintos tipos de tarjeta:
- La tarjeta estrictamente personal, sólo llevará el nombre y los apellidos en principio impresos en el centro. Se utiliza, por ejemplo, para enviar junto con un regalo. Otro modelo de tarjeta personal es el que ya incluye nuestra dirección particular y teléfono.
- La tarjeta familiar es la que emplean las personas casadas, haciendo constar el nombre de los dos cónyuges.
- La tarjeta profesional, que por lo general responderá al diseño que establece la empresa para todos sus empleados, incluirá bajo el nombre de la persona el cargo que desempeña. Los datos de dirección y teléfono, etc., serán, como es obvio, los de la compañía.
Cuando se recibe una tarjeta de presentación debe responderse entregando la propia, a no ser que se caraca de ella, situación que es conveniente hacer notar al tiempo que se piden disculpas.
INSTANCIAS, RECURSOS Y QUEJAS
La comunicación por escrito con la administración se realiza habitualmente a través de impresos normalizados, pero es bueno saber que su validez, sólo requiere que se cumplan los escasos requisitos que establece la Ley de Procedimiento administrativo.
El documento más típico es la llamada instancia, que conviene escribir a máquina o, si se hace a mano, con los datos principales en letras mayúsculas. El texto se colocará de forma que quede un amplio margen izquierdo y dejando libre un espacio considerable en la parte superior, ya que muchos de estos papeles deben llevar sellos o pólizas.
La instancia se encabeza con el nombre completo del sujeto firmante, seguido de su dirección, a menudo también el teléfono, y el número del documento nacional de identidad. Es un párrafo aparte y tras la expresión “expone”, en letras mayúsculas, se incluye un relato sucinto de la cuestión objeto de la instancia. Si los hechos a exponer son varios, se escriben en párrafos distintos, todos ellos iniciados con la expresión “que” en mayúsculas.
También en un párrafo aparte, con un espacio mayor que lo diferencie, y tras la expresión “Solicita” en mayúsculas, se hace constar la petición concreta.
Todos estos escritos deben incluir la fecha, el lugar, y la firma de quien lo presenta, así como la indicación precisa de la persona o centro administrativo a quien se dirige. Este último dato suele constar en el extremo inferior de la hoja, con los tratamientos correspondientes a la autoridad de que se trate.
El documento más típico es la llamada instancia, que conviene escribir a máquina o, si se hace a mano, con los datos principales en letras mayúsculas. El texto se colocará de forma que quede un amplio margen izquierdo y dejando libre un espacio considerable en la parte superior, ya que muchos de estos papeles deben llevar sellos o pólizas.
La instancia se encabeza con el nombre completo del sujeto firmante, seguido de su dirección, a menudo también el teléfono, y el número del documento nacional de identidad. Es un párrafo aparte y tras la expresión “expone”, en letras mayúsculas, se incluye un relato sucinto de la cuestión objeto de la instancia. Si los hechos a exponer son varios, se escriben en párrafos distintos, todos ellos iniciados con la expresión “que” en mayúsculas.
También en un párrafo aparte, con un espacio mayor que lo diferencie, y tras la expresión “Solicita” en mayúsculas, se hace constar la petición concreta.
Todos estos escritos deben incluir la fecha, el lugar, y la firma de quien lo presenta, así como la indicación precisa de la persona o centro administrativo a quien se dirige. Este último dato suele constar en el extremo inferior de la hoja, con los tratamientos correspondientes a la autoridad de que se trate.
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