NUEVAS TECNOLOGÍAS, BUENAS MANERAS

Según datos, la música de fondo más común en los restaurantes de moda es el sonido de los teléfonos móviles. A menudo, las llamadas son tan inútiles como esos cientos de faxes que bloquean el receptor todos los días para decir exactamente nada. Y es que, atrapados por la urgencia cotidiana, todavía no nos hemos parado a pensar que las nuevas tecnologías también requieren un código de conductas. Muy pocos manuales de educación recogen todavía esas normas de buenas maneras. ¿Cuándo apagar un portátil? ¿Cómo encabezar un correo electrónico? ¿Qué mensaje dejar en nuestro contestador? ¿Es mejor escribir un fax a mano o a máquina?

Teléfono, móvil, fax, internet… Las nuevas tecnologías forman parte del paisaje cotidiano. ¿Quién no utiliza varias veces al día alguno de estos inventos? Y, ¿Quién sabe de verdad utilizarlos? la cuestión va más allá del manual de instrucciones, cuya consulta por otra parte, siempre se deja para mañana (o al menos eso dicen las estadísticas). Pero, ¿Dónde buscar entonces una orientación mínima sobre lo que se considera “educado” y los usos proscritos en relación con estas y otras máquinas? Muy pocos libros de buenas maneras abordan tales asuntos que, sin embargo, pueden convertir la convivencia en un infierno. De momento, la llamada del móvil ya es más poderosa que la de la selva. El espectáculo resulta familiar: con creciente ansiedad, casi furia, el tipo más pacifico interrumpe sin miramientos una conversación para lanzarse hacia el bolsillo donde guarda el teléfono al grito de “¡Es el mío, es el mío!”. Cualquiera diría que se lo van a quitar o que esconde en la chaqueta el número del “Gordo”.

Esta anécdota y otras similares reflejan la creciente influencia e las nuevas tecnologías en la comunicación. “Se ha roto la frontera de la intimidad, ha volado por los aires el respeto por los horarios y ha caído la referencia espacio – tiempo. Al llamar al portátil de alguien, uno no es capaz de imaginarse donde responde el interlocutor: en la piscina, entrando la metro, en un taxi, en una cafetería, en el baño…”.

Queda por ver, si con estos nuevos parámetros se verán alteradas las normas de educación “de toda la vida”. Según algunos especialistas, la inmediatez de los medios producirá una creciente simplificación de las mismas, pero no todos están de acuerdo. El futuro dirá. De momento, sólo queda ir bandeando el día a día. Para lograrlo, dos expertos en buenas maneras aclaran las dudas más comunes respecto al uso del teléfono, el contestador automático, el portátil, el fax, y el correo electrónico.

EL CONTESTADOR AUTOMÁTICO

El mensaje saliente

Breve y preciso. Breve porque las instrucciones largas son agobiantes, en especial para quien llama desde el extranjero. Preciso, que explique con que número se ha conectado e invite a dejar el recado. Se limitará a anunciar que no es posible atender la llamada, sin necesidad de establecer una causa, excepto en contadas ocasiones. Lo adecuado es un texto aséptico, que no predisponga a ninguna suposición, cachondeo o frialdad. Hay que pedir el nombre y el número de teléfono para poder responder lo antes posible.

Terminantemente prohibido

Grabar música, dejar un comentario gracioso, simular las primeras palabras de una conversación real y no identificarse. Tampoco se deben facilitar datos personales, decir algo dirigido exclusivamente a un interlocutor o anunciar que no estaremos en casa en los próximos días (dará pistas a los ladrones)

Un ejemplo

“Muy buenas. Ha llamado usted a la empresa… (o casa de…). En estos momentos no es posible atenderle. Le rogamos que al oír la señal facilite su nombre y su número de teléfono y le contestaremos más tarde. Perdone las molestias y gracias por su llamada”. A veces puede añadirse alguna explicación como “lamentamos no poder atender su llamada por ser fiesta hoy en Madrid”

El mensaje entrante

Igualmente, concreto y corto. Destaque la hora, el día y una alusión al motivo de su llamada. Hay que ser discreto porque cualquiera podría escucharlo. Un ejemplo: “Hola, buenas tardes. Soy… de la empresa… Son las tres de la tarde del domingo, 22 de noviembre. Necesito hablar con… respecto a… Póngase en contacto conmigo en cuanto pueda en el número de teléfono…, entre las… y las…. Muchas gracias”.

EL MÓVIL

¿Encendido o apagado?

Apagado en teatros, cines, conciertos, conferencias, actos religiosos y determinadas reuniones. Igualmente, es una cortesía desconectarlo en la consulta médica, en una comida o en una entrevista salvo en circunstancias especiales (enfermedad, espera de una llamada urgente…)

¿Debe ir el número en la tarjeta?

Lo más indicado es escribirlo a mano cuando sea oportuno. En cambio, cada vez más gente lo imprime en su tarjeta personal o en la de negocios. Además de no ser lo mejor desde el punto de vista de la imagen, tampoco resulta lo más cómodo.

¿Cómo empezar la comunicación?

A priori no debería llamarse al móvil de alguien sin autorización, de maneras que, cuando la urgencia lo requiera, habrá que ofrecer la correspondiente explicación. Tras identificarse, pregunte si es un buen momento para su interlocutor. Los aparatos que muestran en la pantalla quien llama están popularizando el saludo directo del tipo “dime Juan”.

El buzón de voz

Siempre que se pueda, es aconsejable personalizarlo porque la voz pregrabada demasiado fría

EL FAX

Encabezamiento y despedida

Las carátulas de fax proporcionan un modelo comúnmente aceptado: la parte superior se reserva para los datos del destinatario y del remitente; el resto para el mensaje. Éste comenzará con una fórmula parecida a las epistolares: “Estimado señor, amigo”… Para la despedida, recurra a una cortesía similar: “A la espera de poder saludarlo personalmente, queda a su disposición…”.

¿A mano o máquina?

Cuando escriba a una persona conocida, puede hacerlo a mano, como una carta personal. No obstante, con el fin de lograr una mayor compresión de la letra, es recomendable “tirar” de ordenador y añadir algún texto manuscrito, más amistoso (“Tengo ganas de verte”; “dame un toque telefónico”, “un abrazo”…). Así personalizará la correspondencia.

¿Cómo redactar un fax para pedir o dar información?

De la forma más sencilla posible, fácil de leer y entender. El esquema sería: antecedentes, descripción de lo que deseamos, forma de hacérnoslo llegar y despedida. Hay que evitar una entrada exigente, como “ruego me hagan llegar información…”. A la hora de responder, debe actuar con la misma sencillez.

¿Cómo se pide un favor?

Cuando sea posible, conviene adelantar de qué se trata en persona o por teléfono, especialmente con cuestiones de dinero. El tacto y la diplomacia deben guiar la redacción. Es aconsejable aludir a la incomodidad que puede suponer atender el fax y, a veces, explicar el alcance del favor. En el caso de que se atienda la petición, sobran las referencias al “enorme esfuerzo” que ha representado. Se atiende y basta. El solicitante deberá agradecerlo, a ser posible, cara a cara.

A evitar

Utilizar este tipo de documento para dar el pésame o transmitir una felicitación de cumpleaños, natalicio, aniversario… (en estos casos es más adecuado un telegrama o un tarjetón personal). Las invitaciones, por carta. El fax queda reservado para lo comercial, lo periodístico, el intercambio de información… Siempre que sea demasiado largo, consulte con el interlocutor la hora más conveniente para no colapsar su receptor.

CORREO ELECTRÓNICO

¿Cómo se elabora un e-mail?

Igual que un fax: de forma sencilla. El encabezamiento debe incluir los datos del destinatario y del remitente, además de las fórmulas habituales de cortesía. En cuanto al texto se centrará en su objetivo.

¿Carta o e-mail?

La primera resulta más apropiada siempre que no haya garantías de privacidad. El correo electrónico viene bien para “unir” rápidamente lugares lejanos

¿Existe un protocolo de internet?

Poco a poco se va estructurando con la intención de defenderse de quienes hacen un mal uso del mismo, entre otros fines. He aquí algunas recomendaciones: cuidado con la forma de expresarse, ya que nuestros interlocutores no pueden vernos ni valorar nuestros gestos, inflexiones de voz… Por la misma razón, es especialmente peligroso jugar con la ironía y el sarcasmo, hay que evitar malentendidos. Debemos evitar también escribir todo con mayúsculas, que, en la red, equivale a gritar. En los foros de discusión jamás se debe enviar un mensaje que no tenga relación con el tema tratado. Existe, por otro lado, un tipo especifico de artículos que recibe el nombre de “flames”, con contenidos insultantes y hostiles, que únicamente persiguen la provocar una reacción y enriquecer los servidores; evidentemente lo más recomendable es ignorarlos.