El mensaje saliente
Breve y preciso. Breve porque las instrucciones largas son agobiantes, en especial para quien llama desde el extranjero. Preciso, que explique con que número se ha conectado e invite a dejar el recado. Se limitará a anunciar que no es posible atender la llamada, sin necesidad de establecer una causa, excepto en contadas ocasiones. Lo adecuado es un texto aséptico, que no predisponga a ninguna suposición, cachondeo o frialdad. Hay que pedir el nombre y el número de teléfono para poder responder lo antes posible.
Terminantemente prohibido
Grabar música, dejar un comentario gracioso, simular las primeras palabras de una conversación real y no identificarse. Tampoco se deben facilitar datos personales, decir algo dirigido exclusivamente a un interlocutor o anunciar que no estaremos en casa en los próximos días (dará pistas a los ladrones)
Un ejemplo
“Muy buenas. Ha llamado usted a la empresa… (o casa de…). En estos momentos no es posible atenderle. Le rogamos que al oír la señal facilite su nombre y su número de teléfono y le contestaremos más tarde. Perdone las molestias y gracias por su llamada”. A veces puede añadirse alguna explicación como “lamentamos no poder atender su llamada por ser fiesta hoy en Madrid”
El mensaje entrante
Igualmente, concreto y corto. Destaque la hora, el día y una alusión al motivo de su llamada. Hay que ser discreto porque cualquiera podría escucharlo. Un ejemplo: “Hola, buenas tardes. Soy… de la empresa… Son las tres de la tarde del domingo, 22 de noviembre. Necesito hablar con… respecto a… Póngase en contacto conmigo en cuanto pueda en el número de teléfono…, entre las… y las…. Muchas gracias”.
Breve y preciso. Breve porque las instrucciones largas son agobiantes, en especial para quien llama desde el extranjero. Preciso, que explique con que número se ha conectado e invite a dejar el recado. Se limitará a anunciar que no es posible atender la llamada, sin necesidad de establecer una causa, excepto en contadas ocasiones. Lo adecuado es un texto aséptico, que no predisponga a ninguna suposición, cachondeo o frialdad. Hay que pedir el nombre y el número de teléfono para poder responder lo antes posible.
Terminantemente prohibido
Grabar música, dejar un comentario gracioso, simular las primeras palabras de una conversación real y no identificarse. Tampoco se deben facilitar datos personales, decir algo dirigido exclusivamente a un interlocutor o anunciar que no estaremos en casa en los próximos días (dará pistas a los ladrones)
Un ejemplo
“Muy buenas. Ha llamado usted a la empresa… (o casa de…). En estos momentos no es posible atenderle. Le rogamos que al oír la señal facilite su nombre y su número de teléfono y le contestaremos más tarde. Perdone las molestias y gracias por su llamada”. A veces puede añadirse alguna explicación como “lamentamos no poder atender su llamada por ser fiesta hoy en Madrid”
El mensaje entrante
Igualmente, concreto y corto. Destaque la hora, el día y una alusión al motivo de su llamada. Hay que ser discreto porque cualquiera podría escucharlo. Un ejemplo: “Hola, buenas tardes. Soy… de la empresa… Son las tres de la tarde del domingo, 22 de noviembre. Necesito hablar con… respecto a… Póngase en contacto conmigo en cuanto pueda en el número de teléfono…, entre las… y las…. Muchas gracias”.
