Las reglas básicas son sencillas y pueden resumirse en sólo dos o tres ideas: escritura legible, claridad de contenido y aspecto armónico del documento.
Escritura legible
Tener una letra propia y con carácter es un importante signo de identidad y puede incluso ser un motivo de orgullo, aunque con un límite lógico: la necesidad de que aquello que escribimos sea entendido por los demás; es decir, hay que evitar las caligrafías indescifrables.
¿Manuscrita o con ordenador?
En cuanto se refiere a la plasmación material de la escritura sobre papel, el tiempo ha cambiado mucho los usos. Si antes se consideraba inadmisible escribir cartas personales a máquina, sistema que se dejaba para correspondencia comercial, hoy en día los criterios son más flexibles. De hecho si nuestra caligrafía es poco inteligible, es una deferencia utilizar la máquina o el ordenador para una carta, aunque si se trata de un texto muy personal conviene advertir la razón por la que no se ha escrito a mano.
Hace unos años también se decía que una carta personal necesariamente había de ser escrita con una pluma estilográfica. Hoy sólo lo ven así los puristas, pero, eso si, utilice un rotulador fino o un bolígrafo de cierta calidad (que no produzca manchas). Escribir a mano el encabezamiento (“Mi querido amigo”) y la despedida (“Un afectuoso abrazo”) es un recurso para dar un toque más personal a un texto escrito a máquina u ordenador.
Aunque el texto que envíe sea el mismo para varias personas no mande nunca fotocopias ni copias obtenidas con papel carbón.
Claridad de contenido
Lo más importante es la sencillez y la fácil comprensión del mensaje, de manera que el documento no haga dudar al destinatario sobre su significado.
Tampoco hay que preocuparse excesivamente por la brillantez de la prosa, aunque si conviene cuidar la expresividad y la naturalidad. Siempre que haya tiempo, es aconsejable dejar “reposar” uno o dos días el texto, pues es fácil releer la cata antes de enviarla se nos ocurrirán más cosas o alguna fórmula mejor para expresar lo que queremos decir.
Por supuesto, hay que vigilar la ortografía y la corrección gramatical, cuyas faltas son de pésimo gusto, ya que denotan una cultura deficiente. Si hay dudas, lo mejor es consultar el diccionario.
Es también recomendable que las cartas no contengan críticas a terceros y, en cualquier caso, que enfriemos las ideas antes que vayamos a plasmar en el papel, pues las palabras escritas permanecen y adquieren cierta solemnidad aunque se envíen entre personas de confianza.
Aspecto armónico del documento
Papel
Merece la pena disponer de un papel timbrado. El texto que se graba, mejor si es con un suave relieve y en tamaño pequeño o medio (nunca grande), deberá estar formado por el nombre y los apellidos, o al menos el primero de ellos, e ir situado en el ángulo superior izquierdo del papel. Si se incluye algún cargo o título, este constará debajo.
El papel tendrá cierta calidad y grosor, de modo que no transparente si se escribe por las dos caras. El color más clásico es el blanco, aunque también se admiten tonalidades suaves de marfil o gris claro. En cualquier caso, se considera cursis los papeles con estampados, colores, pautas o perfumes, aunque se aceptan como permisibles algunos de estos modelos para cartas entre niños y adolescentes.
Los tamaños habituales de papel son el de cuartilla, que puede utilizarse en ambos sentidos (vertical y horizontal), y la holandesa, que corresponde a una medida algo menor que a de un folio. Los formatos de papel más comunes están estandarizados y sus medidas son las siguientes:
- Cuartilla: 15 por 22 centímetros
- Folio: 22 por 32 centímetros, pero ha sido sustituido por el A4 de 21 por 29,7 centímetros
- Holandesa: 21.5 por 27,5 centímetros
En principio, es preferible escribir solo por una cara dejando en blanco la parte posterior del papel. Las dos caras se emplean únicamente en cartas personales escritas a mano. Si se necesita más de una hoja, estas irán ordenadas con un número que se pone en la esquina superior derecha o en el borde inferior; la numeración no constará en la primera pero en la segunda llevará ya el “2”.
Distribución del texto
En principio los márgenes deben ser más generosos en la parte superior que en la inferior y en el lado izquierdo que en el derecho.
La parte superior derecha se reserva para la data del documento: el lugar, el origen, el día escrito en números, el mes en letras, y el año también en números, por este orden y con una coma tras el lugar. Recordar que los años no llevan puntos de miles. Unas líneas más abajo, y contra el lado izquierdo, se escribe el nombre del destinatario, precediendo a su tratamiento (como mínimo “Sr. D.”). A menudo se incluye debajo su dirección, aunque no es del todo necesario (ya está en el sobre).
La primera palabra de cada párrafo suele ir sangrada, es decir, con unos espacios avanzados en relación a las siguientes líneas. También se puede dar una mayor separación entre un párrafo y otro.
Encabezamiento
Existen muchas formulas, que varían en función de la confianza que medie entre el remitente y el destinatario. En castellano esta expresión, que es al mismo tiempo presentación y saludo, debe ir seguida de dos puntos; la práctica de rematarla con una coma procede de otros idiomas. Entre los encabezamientos habituales, y de menor a mayor confianza, se pueden citar los siguientes:
- Muy señor mío:
- Distinguido señor:
- Estimado señor:
- Distinguido amigo:
- Estimado amigo:
- Querido amigo:
- Querido Luis:
Aunque hace algunos años se utilizaba el tratamiento de “señorita” con mujeres jóvenes y solteras, hoy ha caído en franco desuso, en parte por una homologación de los términos que se empleaban para los hombres, y en parte porque el tratamiento no viene dado tanto por el estado civil de la persona como por sus titulaciones académicas, cargos, etc.
Si la carta va destinada a una personalidad, el encabezamiento llevará el correspondiente tratamiento que incluirá la mención al titulo nobiliario cuando este exista.
Despedida y firma
Al finalizar el texto, y antes de firmarlo, se escribe una frase de despedida, que terminará con una coma o sin nada, pero nunca con un punto. Su tono guardará coherencia con el encabezamiento, de manera que no enviaremos “Un fuerte y afectuoso abrazo” a quien hemos saludado como “Distinguido Sr.”. Despedidas habituales, ordenadas de menor a mayor confianza, son las siguientes:
- Le saluda atentamente,
- Muy cordialmente,
- Con un cordial saludo,
- Afectuosamente,
- Un abrazo,
- Un fuerte abrazo,
Si la carta se dirige a un familiar, un amigo íntimo o una persona con la que se mantenga una estrecha relación, es suficiente firmar solo con el nombre de pila, pero en todos los demás casos se añadirá por lo menos un apellido. Cuando el texto se ha escrito en un papel timbrado, no se pondrá más apellidos en l a firma que los que aparezcan arriba.
La firma será siempre manuscrita, aunque la carta se haya escrito a máquina. En este caso y sobre todo cuando la firma es especialmente ilegible, puede escribirse también a máquina el nombre y los apellidos debajo de la rúbrica. Las mujeres casas algunas veces firman haciendo constar detrás de su nombre y apellido el del marido, precedido de la preposición “de” (esto en desuso).
A continuación de la firma solo cabe añadir una posdata, precedida de las iniciales “P.D.” y dos puntos. Por definición, debe ser un texto muy breve; si recordamos y queremos incluir muchas cosas, debe rehacerse la carta.
Sobres
Los sobres han de ser del mismo papel que utilicemos en las hojas, siendo de mejor calidad los forrados. Los “de ventanilla” sólo son admisibles en la correspondencia comercial, al igual que las etiquetas adhesivas para la dirección.
El nombre y la dirección del destinatario se centran en la parte delantera del sobre, dejando caer el texto hacia abajo y hacía la derecha. El nombre va precedido del tratamiento que corresponda: “Sr. D.”, “Sra. Dña.”, “Excmo. Sr. D.”, etc.
El sello se coloca ordenadamente en la esquina superior derecha. En la solapa trasera constarán los datos del remitente, en principio sin tratamientos.
Los sobres también tienen sus tamaños estandarizados, entre los que se ha impuesto el denominado “americano” (22x11 cm), aunque el más elegante y clásico sea el “cuadrado” (17,5 x 12 cm). Para introducir la carta en el primer tipo, se dobla sobre si misma en tres veces y con el texto hacia el interior. En los sobres cuadrados, se doblará la hoja en cuatro, también con el texto hacia el interior, y se introduce con el doblez hacia la parte interior del sobre (de forma que si al abrirla se rasga, lo haga por sus bordes, nunca por el centro del texto)
